ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΣΕΡΡΩΝ

ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ

ΣΕΡΑΦΕΙΜΙΔΗΣ

ΓΙΑΤΣΙΔΗΣ

ΣΙΔΗΡΟΠΟΥΛΟΣ

ΚΟΥΤΟΥΛΑΣ

ΣΕΡΡΕΣ 1999

Διπλογραφική ή διγραφική μέθοδος, όπου οι μεταβολές των στοιχείων της επιχείρησης παρακολουθούνται με συστηματικές λογιστικές εγγραφές.

Κάθε λογιστική εγγραφή αφορά, βασικά, δυο λογαριασμούς, από τους οποίους ο ένας χρεώνεται και ο άλλος πιστώνεται ισόποσα.

Σήμερα όταν λέμε λογιστική εννοούμε τη διγραφική η οποία χρησιμοποιείται στην οργάνωση του Λογιστηρίου κάθε επιχείρησης. Η μέθοδος αυτή επιβάλλεται υποχρεωτικά από τον Κ.Φ.Σ. στις επιχειρήσεις που τηρούν λογιστικά βιβλία Δ΄ κατηγορίας.

Με τη διγραφία επιτυγχάνεται :

Ø Η λεπτομερής παρακολούθηση όλων των στοιχείων της επιχείρησης.

Ø Ο έλεγχος της λογιστικής και ποσοτικής ακρίβειας των εγγραφών.

Ø Ο έλεγχος της διαχείρισης των περιουσιακών στο στοιχείων.

Ø Η άντληση χρήσιμων πληροφοριών.

Ø Η ανάπτυξη των Λογιστικών Βιβλίων και ο καταμερισμός της Λογιστικής εργασίας.

Ø Ο εύκολος προσδιορισμός με αριθμοδείκτες της αποδοτικότητας μιας επιχείρησης.

ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ – ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ

ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ

Η Αρχή της Αυτονομίας

1. Το σχέδιο λογαριασμών κατανέμεται σε τρία μέρη, καθένα από τα οποία αποτελεί ιδιαίτερο και ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα. Οι λογαριασμοί του καθενός από τα μέρη αυτά συνδέονται και συλλειτουργούν μεταξύ τους, χωρίς να επηρεάζουν λογιστικά τους λογαριασμούς των άλλων δυο μερών.

2. Οι λογαριασμοί ουσίας της γενικής λογιστικής, που αναπτύσσονται στις ομάδες 1-8 λειτουργούν σε ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα, σύμφωνα με όσα καθορίζονται στο κεφ 2.2

3. Οι λογαριασμοί τάξεως, που αναπτύσσονται στη 10η (0) ομάδα, λειτουργούν σε ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα, σύμφωνα με όσα καθορίζονται στο κεφ. 3.2.

4. Σύμφωνα με την αρχή της αυτονομίας, η αναλυτική λογιστική, λειτουργεί ανεξάρτητα από τη γενική, σε λογαριασμούς της ομάδας 9, που συνδέονται και συλλειτουργούν μεταξύ τους στο ανεξάρτητο λογιστικό κύκλωμα της ομάδας αυτής, όπως ειδικότερα καθορίζεται στο κεφαλ. 5.3.

5. Είναι δυνατόν να συγχωνεύονται και να λειτουργούν σε ένα ενιαίο σύστημα λογιστικής (στο αυτό λογιστικό κύκλωμα) η γενική και η αναλυτική λογιστική με την προϋπόθεση ότι η αναλυτική λογιστική θα διατηρεί την αυτονομία της και δεν θα αλλοιώνονται οι βασικές αρχές των παρακάτω 1.1 .101 και 1.1.102. παρ. σύμφωνα με όσα ειδικότερα καθορίζονται στο κεφάλαιο 5.3.

§1.1.101 Η αρχή της κατ’ είδος συγκεντρώσεως των αποθεμάτων, εξόδων και εσόδων.

1. Σύμφωνα με την αρχή της κατ’ είδος συγκεντρώσεως των αποθεμάτων, εξόδων και εσόδων, τα αντίστοιχα κονδύλια καταχωρούνται σε λογαριασμούς αποθεμάτων (ομάδα 2), εξόδων (ομάδας 6), εσόδων (ομάδας 7) και εκτάκτων και ανόργανων αποτελεσμάτων (ομάδας 8), οι οποίοι ανοίγονται και λειτουργούν με κριτήριο το είδος και όχι τον προορισμό για τον οποίο πραγματοποιούνται οι αντίστοιχες αγορές αποθεμάτων και τα αντίστοιχα έξοδα και έσοδα.

2. Σύμφωνα με την αρχή της προηγούμενης περιπτώσεως οι σχετικοί λογαριασμοί των αποθεμάτων και εξόδων δέχονται μόνο χρεώσεις ενώ των εσόδων μόνο πιστώσεις καθώς και αντίστοιχους αντιλογισμούς, χωρίς να επιτρέπονται μεταφορές των κονδυλίων τους κατά τη διάρκεια της χρήσεως. Τα υπόλοιπα των λογαριασμών αυτών, στο τέλος κάθε χρήσεως, μεταφέρονται στο λογαριασμό της Γενικής Εκμεταλλεύσεως ή στο λογαριασμό των Αποτελεσμάτων Χρήσεως, σύμφωνα με .όσα καθορίζονται στις παραγράφους 2.2.803 και 2.2.808, αντίστοιχα.

§ 1.1.102 Η αρχή της καταρτίσεως του λογαριασμού της Γενικής Εκμετάλλευσης με λογιστικές εγγραφές.

Ο λογαριασμός της Γενικής Εκμετάλλευσης καταρτίζεται έπειτα από μεταφορά σ’ αυτόν της αξίας των αποθεμάτων, οργανικών εξόδων και οργανικών εσόδων κατ’ είδος, σύμφωνα με όσα καθορίζονται στην παρ. 2.2.803, έτσι ώστε από την ανάλυσή του να προκύπτει η συνολική κίνηση των λογαριασμών εκμεταλλεύσεως του Δήμου.

§ 1.1.103 Γενικές αρχές τηρήσεως των λογαριασμών

1. Για την ενημέρωση των λογαριασμών ισχύει η βασική αρχή της υπάρξεως παραστατικού (δικαιολογητικού) δηλαδή αποδεικτικών πραγματοποιήσεων του εξόδου, του εσόδου, της εισπράξεως ή πληρωμής, που προβλέπονται σε κάθε περίπτωση. Με βάση τα δικαιολογητικά αυτά λογιστικοποιούνται τα έξοδα και τα έσοδα. Απόκλιση από τη βασική αρχή, επιτρέπεται στις περιπτώσεις που αναφέρονται στην περίπτωση 3 της παραγράφου 5.1.600 του Π.Δ. 1123/1980.

2. Στους αναλυτικούς λογαριασμούς της τελευταίας βαθμίδας καταχωρούνται και τα εξής τουλάχιστον στοιχεία :

a) Ο αύξοντα αριθμός του παραστατικού, με το οποίο γίνεται η λογιστικοποίηση και καταχώρηση στο λογαριασμό αυτό του σχετικού ποσού.

b) Σύντομη αιτιολογία για κάθε εγγραφή, δηλαδή για κάθε ποσό που καταχωρείται στη χρέωση ή στην πίστωση του λογαριασμού.

3. Για τους αναλυτικούς λογαριασμούς της τελευταίας της γενικής λογιστικής και

των λογαριασμών τάξεως, είναι υποχρεωτική η τήρηση αναλυτικών ατομικών

μερίδων σε καρτέλες ή με οποιοδήποτε άλλο τρόπο.

Για τους λογαριασμούς της Αναλυτικής Λογιστικής, ισχύουν όσα ορίζονται στη

Περίπτωση 7 της παραγ. 5.210 του Π.Δ. 1123/1980.

4. Παρέχεται η ευχέρεια στους Δήμους να ενημερώνουν τους λογαριασμούς της

προτελευταίας βαθμίδας (περιληπτικούς) μόνο με τη συνολική κίνηση, τόσο της

χρέωσης όσο και της πιστώσεως, των αντίστοιχων λογαριασμών τους της τελευταίας βαθμίδας (αναλυτικών), με την προϋπόθεση ότι η ενημέρωση αυτή των αναλυτικών λογαριασμών θα γίνεται, κατά οποιοδήποτε τρόπο, τουλάχιστο στο τέλος κάθε μήνα.

§ 1.1.104 Γενικές αρχές μηχανογραφικής τήρησης βιβλίων και έκδοσης στοιχείων.

1. Παρέχεται η δυνατότητα στο Δήμο να τηρεί τα βιβλία του και να εκδίδει τα στοιχεία του μηχανογραφικά, ή να τηρεί μηχανογραφικά τη Γενική Λογιστική και εκδίδει τα στοιχεία του χειρόγραφα ή αντίστροφα. Δεν παρέχεται η δυνατότητα, το ίδιο βιβλίο άλλοτε να τηρείται μηχανογραφικά και άλλοτε χειρόγραφα ή ένα στοιχείο να εκδίδεται μηχανογραφικά με τη συμπλήρωση ορισμένων μόνο δεδομένων και τα λοιπά δεδομένα να συμπληρώνονται χειρόγραφα.

2. Ο Δήμος που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικό υπολογιστή για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση των παραστατικών στοιχείων υποχρεούται :

a) Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού στην Ελληνική Γλώσσα, που αναφέρεται τουλάχιστον στην εφαρμογή των διατάξεων του Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά, και το οποίο ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σ’ αυτό.

b) Να διαθέτει στον οποιοδήποτε αρμόδιο εξωτερικό έλεγχο το κατάλληλο προσωπικό, για να εκτυπωθούν ή εμφανιστούν στην οθόνη τα ζητούμενα στοιχεία ή για να γίνουν ανάλογες ελεγκτικές επαληθεύσεις, τόσο στις εγγραφές των βιβλίων, όσο και στις δυνατότητες του λογισμικού.

c) Να διαφυλάσσει το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης λογισμικού για δέκα χρόνια από το τέλος της διαχειριστικής περιόδου κατά την οποία θα σταματήσει τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων ή θα αλλάξει εγχειρίδιο οδηγιών.

d) Να διαφυλάσσει τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης πληροφοριών μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους.

e) Να διαφυλάσσει τα βιβλία και τα παραστατικά στοιχεία, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες διατάξεις.

1. Οι φορείς που αναλαμβάνουν την μηχανογραφική ενημέρωση των βιβλίων, έχουν υποχρέωση να διαφυλάσσουν το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού και να διαθέτουν το κατάλληλο προσωπικό κατά τη διάρκεια του ελέγχου, για τη χρήση του λογισμικού. Ένα αντίγραφο του εγχειριδίου οδηγιών χρήσης παραδίδεται στο Δήμο.

2. Το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί ο Δήμος για τη μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων του, πρέπει να ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτήσεις των διατάξεων του Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά και επιπλέον πρέπει να έχει τις ακόλουθες δυνατότητες:

a) Το πρόγραμμα πρέπει να είναι προσαρμοσμένο στο παρόν Λογιστικό Σχέδιο, ώστε να παρέχει τη δυνατότητα ανάπτυξης κωδικών αριθμών και τίτλων λογαριασμών, σύμφωνα με τις διατάξεις του πρώτου, δεύτερου και τρίτου μέρους του παρόντος.

b) Πρέπει να εξασφαλίζει στο ίδιο τον Δήμο τη δυνατότητα προσδιορισμού των μεταβλητών εσόδων του κλπ. σε περίπτωση διαφοροποίησής τους, χωρίς να απαιτείται η παρέμβαση του προγραμματιστή.

c) Πρέπει να εξασφαλίζει την αυτόματη ετήσια προοδευτική αρίθμηση κάθε ημερολογιακής εγγραφής, χωριστά για κάθε ημερολόγιο και η οποία δεν επιτρέπεται να μεταβάλλεται από το χρήστη.

d) Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει υποχρεωτικά την ενημέρωση των βιβλίων του Δήμου με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά και παράλληλα να αποκλείεται η δυνατότητα στο χρήστη για επιλεκτική καταχώρηση του περιεχομένου ορισμένων στοιχείων, με ανάλογη εντολή στον Η/Υ.

e) Το λειτουργικό σύστημα του Η/Υ πρέπει να εξασφαλίζει τη δυνατότητα ακύρωσης του λανθασμένου ενιαίου μηχανογραφικού παραστατικού στοιχείου και των εγγραφών που έγιναν ταυτόχρονα στους οικείους λογαριασμούς, με την μηχανογραφική έκδοση Ειδικού Ακυρωτικού Στοιχείου.

f) Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει στο χρήστη τη δυνατότητα διαχωρισμού, καταχώρισης και εκτύπωσης των οικονομικών πράξεων της νέας διαχειριστικής περιόδου, παράλληλα με τις οικονομικές πράξεις και τις τακτοποιητικές πράξεις της διαχειριστικής χρήσης που έληξε (σύνταξη ισολογισμού), καθώς και αυτόματης μεταφοράς των υπολοίπων στους λογαριασμούς της νέας χρήσης. Κάθε υπόλοιπο που μεταφέρεται, πρέπει να είναι οριστικό και εκκαθαρισμένο.

g) Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει το διαχωρισμό των πράξεων του τελευταίου μήνα της διαχειριστικής χρήσης που έληξε, από τις τακτοποιητικές πράξεις της ίδιας χρήσης και τη χωριστή εκτύπωσή τους.

h) Το λειτουργικό σύστημα (το λογισμικό), πρέπει να αποκλείει τη δυνατότητα στο χρήστη για την αναδρομική τροποποίηση ή την παρεμβολή οποιασδήποτε εγγραφής, μετά την πάροδο της προθεσμίας ενημέρωσης, που ορίζεται σε δεκαπέντε (15) ημέρες από την ημερομηνία λήψης του δικαιολογητικού.

i) Σε περίπτωση τροποποίησης του προγράμματος, αυτό πρέπει να δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη για μεταγενέστερη εκτύπωση των εγγραφών που έχουν εισαχθεί στον Η/Υ, μέχρι την τροποποίησή του.

j) Τα ποσά των ημερολογίων, των λογαριασμών, των ισοζυγίων, των καταστάσεων και των στηλών των βιβλίων πρέπει να αθροίζονται αυτόματα και τα αθροίσματα να μεταφέρονται από τη μια σελίδα στην άλλη.

1. Η μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων πραγματοποιούνται σε δυο στάδια.

Το στάδιο της ενημέρωσης και το στάδιο της εκτύπωσης.

2. Η ενημέρωση των βιβλίων γίνεται με την εισαγωγή των δεδομένων κάθε οικονομικής πράξης που πραγματοποιεί ο Δήμος, στο αρχείο του Η/Υ και τη λογιστικοποίηση των πράξεων αυτών στις προθεσμίες που ορίζει το Π.Δ. 186/1992, όπως ισχύουν κάθε φορά.

Η εισαγωγή γίνεται με την πληκτρολόγηση ή αυτόματα όταν υπάρχει σύστημα ON LINE ενημέρωσης των βιβλίων, με τα στοιχεία που εκδίδονται μηχανογραφικά.

3. Η εκτύπωση είναι η μεταφορά από το Αρχείο του Η/Υ και η απεικόνιση σε μηχανογραφικά έντυπα (θεωρημένα ή αθεώρητα) των οικονομικών πράξεων. Η θεώρηση των εντύπων γίνεται από την εποπτεύουσα κάθε Δήμο αρχή, πριν τη χρησιμοποίησή τους.

4. Κατά την μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων, αυτά ενημερώνονται και εκτυπώνονται ως εξής :

a) Τα ημερολόγια στα οποία καταχωρούνται πρωτογενώς οι εγγραφές, ενημερώνονται στην προθεσμία που ορίζεται από τις διατάξεις του Π.Δ. 186/1992, δηλαδή εντός 15 ημερών από τη λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού, και επί ταμιακών πράξεων από τη διενέργειά τους.

Η εκτύπωσή τους γίνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα, εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις.

b) Τα αναλυτικά καθολικά εκτυπώνονται μια φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης και μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού.

c) Το γενικό καθολικό και το συγκεντρωτικό ημερολόγιο, εκτυπώνονται μια φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσεως, μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού.

d) Το ισοζύγιο του γενικού καθολικού, εκτυπώνεται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα, εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις. Στο ισοζύγιο αυτό αναγράφονται τα συνολικά προοδευτικά αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης των λογαριασμών του γενικού καθολικού μέχρι το τέλος του μήνα που αφορά, καθώς και τα υπόλοιπα (χρεωστικά και πιστωτικά) των λογαριασμών αυτών, όπως στο σχετικό «Υπόδειγμα Ισοζυγίου Γενικού Καθολικού» αυτού του Π.Δ. περιγράφεται.

e) Το βιβλίο αποθήκης ενημερώνεται, ποσοτικά εντός οκτώ (8) ημερών από την παραλαβή ή την παράδοση και κατ’ αξία εντός δέκα (10) ημερών από τη λήψη του στοιχείου αξίας.

Εκτυπώνεται στο τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις ή μια φορά στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού, με την προϋπόθεση ότι μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις, εκτυπώνεται μηνιαία (θεωρημένη) κατάσταση βιβλίου αποθήκης, όπως στο σχετικό «Υπόδειγμα Μηνιαίας Κατάστασης Βιβλίου Αποθήκης» αυτού του Π.Δ. περιγράφεται.

f) Όταν ο Δήμος διαθέτει κεντρική μονάδα Η/Υ, με την οποία παρακολουθεί τα λογιστικά στοιχεία όλων των τυχόν υποκαταστημάτων, μπορεί να εκτυπώνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα στη μονάδα αυτή, τα λογιστικά βιβλία και το βιβλίο αποθήκης κάθε υποκαταστήματος, όταν η μεταβίβαση των εγγραφών γίνεται από τα υποκαταστήματα, είτε με απευθείας σύνδεση είτε με άλλα ηλεκτρομαγνητικά μέσα απομνημόνευσης δεδομένων (δισκέτες κλπ.) στις προβλεπόμενες προθεσμίες.

g) Τα τυπωμένα βιβλία αποστέλλονται μέσα σε δέκα ημέρες από τη λήξη του μήνα εκτύπωσης στο υποκατάστημα που αφορούν, όπου και φυλάσσονται.

h) Τα θεωρημένα και μη χρησιμοποιημένα βιβλία, μπορεί να φυλάσσονται στο χώρο της κεντρικής μονάδας του Υ/Η, μέχρι την χρησιμοποίησή τους.

1. Σε περίπτωση βλάβης του Η/Υ ή δικαιολογημένης μη λειτουργίας του προγράμματος, η ενημέρωση και εκτύπωση των βιβλίων και παραστατικών μετά από σχετική γνωστοποίηση στην εποπτεύουσα στο Δήμο Αρχή, παρατείνεται για δέκα (10) ημέρες από την ημέρα της βλάβης.

Κατά τη διάρκεια της βλάβης, τα στοιχεία εκδίδονται χειρόγραφα από ιδιαίτερη σειρά εντύπων.

2. Αμέσως μετά την αποκατάσταση της λειτουργίας του συστήματος, το αρχείο του Η/Υ ενημερώνεται αναλυτικά, αφενός μεν με κάθε οικονομική πράξη που έχει καταχωρηθεί χειρόγραφα στα αντίστοιχα βιβλία ή στα μηχανογραφικά έντυπα, αφετέρου δε με τα δεδομένα των στοιχείων που έχουν εκδοθεί χειρόγραφα κατά την διάρκεια της βλάβης και δεν έχουν καταχωρηθεί στα βιβλία.

3. Τα θεωρημένα βιβλία και καταστάσεις, που τηρούνται μηχανογραφικά, μπορεί να εκτυπώνονται σε ενιαίο θεωρημένο μηχανογραφικό χαρτί, με την προϋπόθεση ότι το ενιαίο αυτό μηχανογραφικό χαρτί πρέπει να φέρει, κατά τη θεώρησή του, γενική προοδευτική αρίθμηση των σελίδων του και κατά την εκτύπωση να εκτυπώνεται το είδος του βιβλίου ή της κατάστασης και να δίδεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων κάθε βιβλίου ή κατάστασης.

Με το σημείωμα θεώρησης του ενιαίου εντύπου, γνωστοποιείται στην εποπτεύουσα Αρχή το είδος των βιβλίων και καταστάσεων που θα εκτυπωθούν από το ενιαίο αυτό έντυπο.

Δεν επιτρέπεται μεταγενέστερα να εκτυπωθεί από το έντυπο αυτό βιβλίο ή

κατάσταση που δεν αναγράφεται στο σημείωμα θεώρησης.

4. Επιτρέπεται η έκδοση των παραστατικών στοιχείων από το ίδιο θεωρημένο στέλεχος μηχανογραφικού εντύπου πολλαπλής χρήσης, με την προϋπόθεση ότι το ενιαίο αυτό έντυπο, πρέπει να φέρει κατά τη θεώρησή του, γενική προοδευτική αρίθμηση των σελίδων του και κατά τη μηχανογραφική έκδοση να αποτυπώνεται ο τίτλος και η σειρά του παραστατικού στοιχείου και να δίνεται ενιαία εσωτερική αρίθμηση των σελίδων για κάθε είδος και σειρά παραστατικού.

5. Με τη θεώρηση του ενιαίου εντύπου, γνωστοποιείται στην εποπτεύουσα Αρχή το είδος και οι σειρές των παραστατικών στοιχείων που θα εκδίδονται από το έντυπο αυτό.

6. Επιτρέπεται η θεώρηση παραστατικών στοιχείων, για τα οποία δεν προβλέπεται τέτοια υποχρέωση, όταν τα στοιχεία αυτά εκδίδονται με τη χρήση Υ/Η από θεωρημένο ενιαίο έντυπο, εφόσον από το ενιαίο αυτό έντυπο εκδίδονται και θεωρημένα παραστατικά στοιχεία.

7. Επιτρέπεται να εκτυπώνεται από το ενιαίο έντυπο και άλλο είδος ή σειρά στοιχείου μετά τη θεώρησή του, εφόσον, πριν από την εκτύπωση, το δηλώσει εγγράφως στη εποπτεύουσα Αρχή που θεώρησε τα στοιχεία αυτά.

8. Αν ο Δήμος χρησιμοποιεί δύο ή περισσότερους εκτυπωτές, τότε μπορεί να χρησιμοποιεί και θεωρεί δύο ή περισσότερες μηχανογραφικές σειρές εντύπων, μια για κάθε εκτυπωτή με ανεξάρτητες αριθμήσεις, αλλά να φέρουν διακριτικό

γνώρισμα.

9. Το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης, πρέπει να δίνει οδηγίες και να περιέχει πλήρη ανάλυση των δυνατοτήτων του λογισμικού, ούτως ώστε να αποτελεί βοήθημα για το χρήστη και με βάση αυτό να μπορεί να εκτελέσει το πρόγραμμα και επιπλέον να είναι εργαλείο ελέγχου και επαλήθευσης για τακτικό και έκτακτο έλεγχο.

Συγκεκριμένα πρέπει :

a) Να είναι γραμμένο στην ελληνική γλώσσα.

b) Να παρέχει οδηγίες χρήστη του υπολογιστή και των περιφερειακών του μονάδων.

c) Να περιέχει το σύνολο των προγραμμάτων εφαρμογών, τις οδηγίες χρήσης τους και τις δυνατότητές τους, οι οποίες πρέπει να είναι σύμφωνες με το παρόν διάταγμα.

1. Το εγχειρίδιο οδηγιών μπορεί να αναφέρεται και σε άλλες εφαρμογές, χωρίς αυτό να είναι απαραίτητο.

2. Για κάθε μεταβολή, πρέπει να ενημερώνεται πρώτα το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών του λογισμικού και μετά να αρχίζει η εφαρμογή του νέου ή τροποποιημένου προγράμματος.

3. Όταν ο φορέας χρησιμοποιεί μηχανογραφικό σύστημα για την τήρηση των βιβλίων και από το ίδιο σύστημα εκδίδονται και τα στοιχεία (π.χ. συμψηφιστικά) με ταυτόχρονη ενημέρωση των βιβλίων του (ON LINE) και συμβεί να δοθούν λανθασμένες εντολές στο Η/Υ με αποτέλεσμα να εκδοθεί λάθος στοιχείο (π.χ. συμψηφιστικό) ή το σωστό στοιχείο να εκδοθεί με λανθασμένο περιεχόμενο, πρέπει το λειτουργικό σύστημα του Η/Υ να εξασφαλίζει τη δυνατότητα ακύρωσης του λανθασμένου στοιχείου και των εγγραφών που έγιναν στους οικείους λογαριασμούς, με την άμεση μηχανογραφική έκδοση ειδικού ακυρωτικού σημειώματος.

Το σημείωμα αυτό μπορεί να εκδίδεται από το ίδιο πακέτο μηχανογραφικών εντύπων που εκδίδονται και άλλα στοιχεία.

Στο ειδικό ακυρωτικό στοιχείο, θα αναγράφονται ακριβώς τα ίδια δεδομένα που γράφτηκαν και στο στοιχείο του οποίου επιδιώκεται η ακύρωση, για να κλείσουν οι ανάλογες λανθασμένες εγγραφές, ο αριθμός του στοιχείου που ακυρώνεται και σύντομη αιτιολογία του λόγου της ακύρωσης.

4. Οι προθεσμίες που αναφέρονται στις προηγούμενες περιπτώσεις αυτής της παραγράφου, τροποποιούνται κάθε φορά με βάση τις σχετικές τροποποιήσεις του Π.Δ. 186/1992.

5. Η θεώρηση των βιβλίων, στοιχείων και καταστάσεων, που αναφέρονται στη παράγραφο αυτή, γίνεται από την προβλεπόμενη από το νόμο Αρχή.

Στις περιπτώσεις που δεν προβλέπεται τέτοια θεώρηση από τις κείμενες διατάξεις, αυτή γίνεται από τον Δήμαρχο ή από εξουσιοδοτημένο από αυτόν αναπληρωτή του.

§ 1.1.105 Διαδικασίες λογιστικοποίησης αγορών και δαπανών

1. Αμέσως μετά τη δημιουργία (for example, κατάρτιση μισθοδοτικής καταστάσεως) ή τη λήψη των σχετικών νόμιμων δικαιολογητικών, στα οποία αναφέρονται και οι αξίες των αγαθών ή των υπηρεσιών που αποκτήθηκαν από το Δήμο, θα εκδίδονται Δελτία Συμψηφιστικής Εγγραφής, με τα οποία θα χρεώνονται οι σχετικοί λογαριασμοί των ομάδων 1,2,5 και 6 ή οι λογαριασμοί 81 – 82, με αντίστοιχη πίστωση των σχετικών λογαριασμών της ομάδας 5 ή του πρωτοβάθμιου 45.

Σε ειδική θέση των Δελτίων συμψηφιστικής εγγραφής θα αναγράφονται οι

αριθμοί των αντίστοιχων ενταλμάτων πληρωμής, ευθύς μετά την έκδοση και

έγκριση τους, σύμφωνα με τις μεθεπόμενες περιπτώσεις 3 και 4.

Η έκδοση του Δελτίου Συμψηφιστικής Εγγραφής και η, σύμφωνα με τα

προηγούμενα, άμεση διενέργεια των αντίστοιχων λογιστικών εγγραφών, είναι

υποχρεωτική για όλες ανεξαιρέτως τις περιπτώσεις.

2. Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Η κατάρτιση του προϋπολογισμού αποτελεί ένα από τα πλέον σοβαρά αντικείμενα των δήμων και κοινοτήτων. Η διαδικασία κατάρτισης του προϋπολογισμού μπορεί να εξεταστεί από δύο σκοπιές. Η μια είναι αυτή που καθορίζεται από το νομικό πλαίσιο που ισχύει, ενώ η άλλη αναφέρεται στο τεχνικό μέρος της κατάρτισης του προϋπολογισμού.

Με βάση τις διατάξεις του Δημοτικού και Κοινοτικού Κώδικα (άρθρο 188 του Π.Δ. 76/85), αρμόδιος για την κατάρτιση του προϋπολογισμού είναι στους μεν δήμους η δημαρχιακή επιτροπή, στις δε κοινότητες ο πρόεδρος. Το σχέδιο του προϋπολογισμού μαζί με αναλυτική έκθεση που αιτιολογεί κάθε εγγραφή (εσόδου και εξόδου) υποβάλλονται από τα παραπάνω όργανα στο δημοτικό ή κοινοτικό συμβούλιο μέχρι το τέλος Οκτωβρίου κάθε χρόνου. Το συμβούλιο θα πρέπει να συνεδριάσει και να ψηφίσει τον προϋπολογισμό μέχρι το τέλος Νοεμβρίου του ίδιου χρόνου και να τον υποβάλλει στο νομάρχη. Αν στις παραπάνω ημερομηνίες δεν καταρτιστεί και ψηφιστεί ο προϋπολογισμός, το συμβούλιο συνέρχεται αυτοδίκαια την πρώτη Κυριακή του μηνός Δεκεμβρίου και προχωρεί στην κατάρτιση και ψήφιση του προϋπολογισμού.

Τέλος, στην περίπτωση που δεν επιληφθεί το συμβούλιο, έχει το δικαίωμα να παρέμβει ο νομάρχης, είτε αυτεπάγγελτα είτε ύστερα από αίτηση οποιουδήποτε δημότη και να συγκαλέσει το συμβούλιο σε συνεδρίαση για να συντάξει τον προϋπολογισμό και να τον ψηφίσει.

Η λογιστική υπηρεσία συγκεντρώνει το αναγκαίο υλικό που αφορά την κατάρτιση του προϋπολογισμού και της έκθεσης και εισηγείται αντίστοιχα στη δημαρχιακή επιτροπή.

Ποιο είναι το αναγκαίο υλικό για την κατάρτιση του προϋπολογισμού;

Ενδεικτικά μπορεί να αναφερθούν :

(a) Η αξιολόγηση του βαθμού πραγματοποίησης του προϋπολογισμού του τρέχοντος έτους, δηλαδή η επισήμανση των εσόδων και εξόδων που δεν πραγματοποιήθηκαν στο ύψος που είχε προβλεφθεί και η αιτιολόγηση των τυχόν αποκλίσεων.

(b) Η συγκέντρωση όλων των αναγκαίων στοιχείων από τις επιμέρους υπηρεσίες του δήμου, που αφορούν τα προβλεπόμενα έσοδα και έξοδα του επόμενου χρόνου (λ.χ. το ύψος των αμοιβών του προσωπικού, η αναγκαία δαπάνη για συνεχιζόμενα έργα και για προμήθειες, οι αποφάσεις του δημοτικού συμβουλίου για τους φόρους, τέλη, δικαιώματα κλπ. που έχει αποφασιστεί να επιβληθούν κατά τον επόμενο χρόνο, οι προβλέψεις για τις τακτικές και έκτακτες επιχορηγήσεις, τα τοκοχρεολύσια που πρέπει να πληρωθούν κλπ.).

(c) Η συγκέντρωση όλων των υποχρεώσεων που έχει αναλάβει ο δήμος και δεν πληρώθηκαν στο τρέχον έτος (είτε αυτά προέρχονται από ανεξόφλητα εντάλματα είτε προέρχονται από ακαθάριστες υποχρεώσεις), καθώς και όλων των απαιτήσεων που είχαν βεβαιωθεί και δεν εισπράχθηκαν.

Η δημαρχιακή επιτροπή, που είναι και όργανο άσκησης της πολιτικής του δήμου, αφού επεξεργαστεί το υλικό που της υποβάλλει η λογιστική υπηρεσία, καταρτίζει το σχέδιο του προϋπολογισμού και το υποβάλλει για συζήτηση και ψήφιση στο δημοτικό συμβούλιο.

Με ποια κριτήρια υποβάλλεται ο τελικός προϋπολογισμός; Μια «κανονική» διαδικασία απαιτεί την εκτίμηση από το δημοτικό (ή κοινοτικό) συμβούλιο των εσόδων από όλες τις πηγές και στη συνέχεια τη προσαρμογή του ύψους των εξόδων στο επίπεδο που προβλέπεται να διαμορφωθούν τα έσοδα. Ο καθορισμός των εξόδων θα πρέπει να ακολουθήσει τη διαδικασία που ορίζει ο Κώδικας, δηλαδή να προηγηθούν τα υποχρεωτικά (ανελαστικά) έξοδα και σε δεύτερο στάδιο να καθοριστούν τα προαιρετικά (ελαστικά) έξοδα που κατά κανόνα αφορούν επενδύσεις.

3 ΕΛΕΓΓΧΟΣ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ο προϋπολογισμός μαζί με την έκθεση και τις αποφάσεις του συμβουλίου που αφορούν την επιβολή φόρων, τελών, δικαιωμάτων και εισφορών, υποβάλλονται στο νομάρχη. Ο νομάρχης ασκεί επί του προϋπολογισμού έλεγχο νομιμότητας και με απόφαση του έχει τη δυνατότητα :

(a) Να διαγράψει έσοδα ή έξοδα που δεν έχουν επιβληθεί νόμιμα ή που η εγγραφή τους είναι αντίθετη προς το νόμο.

(b) Να εγγράψει αυτεπάγγελτα στον προϋπολογισμό τις υποχρεωτικές δαπάνες που τυχόν έχει παραλείψει να εγγράψει το συμβούλιο.

(c) Να καλέσει το συμβούλιο να ψηφίσει μέσα σε δεκαπέντε ημέρες τους αναγκαίους πόρους, σε περίπτωση που τα έσοδα δεν επαρκούν για την κάλυψη των υποχρεωτικών δαπανών. Αν το συμβούλιο δεν αποφασίσει στην παραπάνω προθεσμία, ο ναμάρχης έχει το δικαίωμα να εγγράψει στον προϋπολογισμό τους αναγκαίους πόρους που θα προέρχονται είτε από την επιβολή φόρων, τελών, δικαιωμάτων και εισφορών που το συμβούλιο δεν έχει επιβάλλει, είτε από την αύξηση αυτών που ήδη έχουν επιβληθεί (λ.χ. να αυξήσει τα τέλη ύδρευσης).

(d) Να διορθώσει αθροιστικά λάθη.

(e) Να εγγράψει συγκεκριμένα έσοδα, που προβλέπονται από το νόμο.

II. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΕΣΟΔΩΝ ΤΩΝ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ

Σκοπός αυτού του Κεφαλαίου είναι να αναλύσει, με περιληπτικό τρόπο, όλες τις πηγές από τις οποίες προέρχονται τα έσοδα των δήμων και κοινοτήτων. Για την ανάλυση αυτή θα ακολουθήσουμε το υπόδειγμα του προϋπολογισμού με ορισμένες συμπληρώσεις, όπου απαιτούνται.

1. ΤΑΚΤΙΚΑ ΈΣΟΔΑ

1.1. Πρόσοδοι από ακίνητη περιουσία

Με βάση πρόχειρες εκτιμήσεις, η ακίνητη περιουσία των δήμων και κοινοτήτων είναι αρκετά σημαντική, αλλά δεν έχει γίνει μέχρι σήμερα έστω και προσεγγιστική εκτίμηση της αξίας της. Τα έσοδα από ακίνητη περιουσία προέρχονται κυρίως, είτε από μισθώματα, είτε από δικαιώματα από την παραχώρηση της χρήσης σε τρίτους, είτε από ιδιόχρηση. Σε κάθε περίπτωση, ο Δημοτικός και Κοινοτικός Κώδικας και άλλες διατάξεις καθορίζουν τη διαδικασία της εκμίσθωσης ή της παραχώρησης της χρήσης της ακίνητης περιουσίας σε τρίτους και σε ορισμένες περιπτώσεις ορίζεται και το μίσθωμα ή το δικαίωμα που θα εισπραχθεί.

Τα έσοδα των δήμων και κοινοτήτων από ακίνητη περιουσία δεν φαίνεται να είναι και τόσο σημαντικά (το 1984 ανήλθαν στο ποσό των 3,504 εκ. δρχ.), χωρίς όμως να είναι εύκολο να αξιολογήσει κανείς αν η απόδοση της ακίνητης περιουσίας βρίσκεται μέσα σε λογικά όρια. Για κάτι τέτοιο θα πρέπει να είναι γνωστή η πραγματική αξία των διαφόρων ενεργητικών στοιχείων, καθώς και οι αντίστοιχες δυνατότητες εκμετάλλευσής τους.

Ο προσδιορισμός των εσόδων από ακίνητη περιουσία, τόσο προϋπολογιστικά όσο και απολογιστικά, δεν φαίνεται να παρουσιάζει ιδιαίτερες δυσκολίες για τους δήμους και τις κοινότητες.

1.5. Έσοδα και Εισφορές

Η εισφορά είναι μια μορφή φορολογίας η οποία βαρύνει αυτούς που ωφελούνται άμεσα από την εκτέλεση ενός έργου ή τη διενέργεια μιας πράξης από το δήμο ή την κοινότητα. Τα έσοδα από την πηγή αυτή δεν είναι και τόσο αξιόλογα (το 1984 τα συνολικά έσοδα ανήλθαν στο ποσό των 271 εκατ. δρχ.). Οι εισφορές που μπορεί να επιβληθούν από τους δήμους και τις κοινότητες είναι:

ΠΙΝΑΚΑΣ 3

ΕΣΟΔΑ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΑΠΟ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΣ ΚΑΙ ΠΡΟΣΘΕΤΟΥΣ ΦΟΡΟΥΣ ΚΑΤΑ ΤΟ ΕΤΟΣ 1984 (ποσά σε εκατ. δρχ.)

ΠΗΓΗ ΕΣΟΔΟΥ ΔΗΜΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ ΣΥΝΟΛΟ

ΦΟΡΟΙ ΑΥΤΟΤΕΛΕΙΣ

- Από αγροτικά προϊόντα 419 2619 3038

- Από ταγαρέλεια 17 13 30

- από ακάλυπτους χώρους 174 12 186

- από ξύθο 202 116 318

- από ηλεκτροδοτούμενους χώρους 690 50 740

- από λοιπούς 2555 592 3147

ΣΥΝΟΛΟ ΑΥΤΟΤΕΛΩΝ 4057 3402 7549

ΠΡΟΣΘΕΤΟΙ ΦΟΡΟΙ

- από εισαγόμενα προϊόντα 338 4 342

- από εξαγώμενα Δωδεκανήσου 59 129 188

- από ειδικό τέλος ύδρευσης 940 18 958

- από κληρονομιές, δωρεές και

μεταβιβάσεις ακινήτων 371 227 598

- από εισαγώμενα Δωδεκανήσου 351 1 352

- από λοιπούς 323 186 509

ΣΥΝΟΛΟ ΠΡΟΣΘΕΤΩΝ 2382 565 2947

ΓΕΝΙΚΟ ΣΥΝΟΛΟ 6439 3967 10405

Πηγή : Στατιστική Υπηρεσία Υπουργείου Εσωτερικών

Σημείωση : Στον παραπάνω πίνακα δεν περιλαμβάνονται όλοι οι αυτοτελείς και πρόσθετοι φόροι με βάση τα κριτήρια που χρησιμοποιήσαμε στο κείμενο. Πολλοί από αυτούς καταχωρούνται στα «Λοιπά Τακτικά Έσοδα».

III. ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΕΞΟΔΩΝ ΤΩΝ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ

1. Εισαγωγικές παρατηρήσεις

Αναφέρθηκε στην Εισαγωγή ότι το ύψος των συνολικών εξόδων των δήμων και κοινοτήτων προσδιορίζεται άμεσα από το ύψος των συνολικών εσόδων και ότι εκείνο που κυρίως ενδιαφέρει τις δημοτικές και κοινοτικές αρχές είναι το σκέλος των εσόδων τους. Εξάλλου, κατά την ανάλυσή της διαδικασίας κατάρτισης του προϋπολογισμού υποστηρίχθηκε ότι μια σωστή διαδικασία θα απαιτούσε, σε πρώτο στάδιο τον καθορισμό του ύψους των εσόδων από τις διάφορες πηγές και σε δεύτερο στάδιο την προσαρμογή των εξόδων στο επίπεδο που προβλέπεται να διαμορφωθούν τα έσοδα. Στην πράξη η ροή των διαδικασιών συνήθως είναι διαφορετική από την παραπάνω, τουλάχιστον ως προς ορισμένες λειτουργίες των δήμων και κοινοτήτων. Πιο συγκεκριμένα, οι δημοτικές και κοινοτικές αρχές, κάτω από την πίεση ενός μεγάλου όρκου ανελαστικών εξόδων, είναι υποχρεωμένες να ακολουθούν την αντίθετη ακριβώς, διαδικασία, δηλαδή να προσαρμόζουν το επίπεδο των εσόδων στο επίπεδο των εξόδων.

Στην προσπάθεια που θα κάνει κάποιος να αναλύσει τις δαπάνες των δήμων και κοινοτήτων ανακύπτει μια σειρά από ερωτήματα, τα πιο σπουδαία από τα οποία είναι : Πρώτο, ποιος αποφασίζει για τη δημιουργία των δαπανών των δήμων και κοινοτήτων; Δεύτερο, για ποιους λόγους μεταβάλλεται από χρόνο σε χρόνο το συνολικό ποσό δαπανών των δήμων και κοινοτήτων; Τρίτο, πόσο αποτελεσματική είναι η χρησιμοποίηση των πόρων(εσόδων) στις αντίστοιχες χρήσεις (λειτουργίες ) των δήμων και κοινοτήτων;

Στα πλαίσια των περιορισμένων φιλοδοξιών αυτού του Τεύχους, θα επιδιώξουμε στη συνέχεια να δώσουμε απάντηση στα παραπάνω ερωτήματα και σε άλλα μικρότερης ίσως σημασίας, αφού προηγουμένως αναφερθούμε σε ορισμένα θέματα που αφορούν τη γενική εξέλιξη των δαπανών των δήμων και κοινοτήτων και θέματα τεχνικής κυρίως φύσης.

2. ΚΕΦΑΛΑΙΟΥΧΙΚΗ ΚΑΙ ΤΡΕΧΟΥΣΑ ΔΑΠΑΝΗ

Εκτός από τη διάκριση μεταξύ υποχρεωτικών και προαιρετικών δαπανών, μια άλλη βασική διάκριση που μπορεί να γίνει είναι μεταξύ κεφαλαιουχικής και τρέχουσας δαπάνης. Η κατάταξη στη μια ή στην άλλη κατηγορία δεν είναι πάντοτε εύκολη υπόθεση. Με τη λογιστική έννοια, μια δαπάνη είναι κεφαλαιουχική όταν αφορά την απόκτηση ενός περιουσιακού στοιχείου του οποίου η διάρκεια ζωής είναι μεγαλύτερη του ενός χρόνου. Αντίθετα, μια δαπάνη είναι τρέχουσα όταν τα οφέλη που προκύπτουν από αυτή εξαντλούνται σε πολύ γρήγορο διάστημα, συνήθως μέσα σε ένα χρόνο.

Η διάκριση μεταξύ κεφαλαιουχικής και τρέχουσας δαπάνης έχει μεγάλη σπουδαιότητα. Κατά’ αρχήν, το είδος της δαπάνης επηρεάζει τον τρόπο με τον οποίο αυτή θα χρηματοδοτηθεί, γεγονός που με τη σειρά του έχει επίπτωση πάνω στους χρήστες των αγαθών και υπηρεσιών, στους φορολογούμενους δημότες κλπ. Ο δήμος ή κοινότητα έχει τη δυνατότητα να κατανείμει το κόστος μιας κεφαλαιουχικής δαπάνης σε περισσότερα από ένα χρόνια (συνήθως όση είναι και η ζωή του ενεργητικού στοιχείου που αποκτά με τη δαπάνη). Αντίθετα, το κόστος της τρέχουσας δαπάνης βαρύνει το έτος κατά το οποίο πραγματοποιήθηκε η δαπάνη αυτή.

Η δυνατότητα κατανομής της κεφαλαιουχικής δαπάνης σε περισσότερο από ένα χρόνια, είναι αποτέλεσμα της ευχέρειας που έχουν οι δήμοι και κοινότητες να δανείζονται για την πραγματοποίηση επενδύσεων. Έτσι, το κόστος ενός έργου, που η κατασκευή του απαιτεί υψηλή κεφαλαιουχική δαπάνη, κανονικά θα πρέπει να βαρύνει τους δήμους εφάπαξ ή κατά τη χρονική διάρκεια κατασκευής του έργου. Η ευχέρεια όμως δανεισμού κατανέμει την επιβάρυνση σε πολύ περισσότερα χρόνια.

IV. Ο ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΔΗΜΩΝ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ

1. Η έννοια του Απολογισμού

Τόσο στο Δημοτικό και Κοινοτικό Κώδικα όσο και στις άλλες συναφείς διατάξεις δεν υπάρχει ορισμός του απολογισμού των δήμων και κοινοτήτων. Σύμφωνα με το άρθρο 45 του Ν.Δ. 321/69 «Περί Δημοσίου Λογιστικού», «απολογισμός είναι ο νόμος στον οποίο εμφανίζονται τα αποτελέσματα της εκτελέσεως του προϋπολογισμού των εσόδων και εξόδων του Κράτους εκάστου έτους και δια του οποίου εγκρίνονται οι κατά το αυτό έτος σημειωθείσες υπερβάσεις πιστώσεων».

Με βάση τον παραπάνω ορισμό, σε συνδυασμό προς τις διατάξεις των άρθρων 192 και 193 του Π.Δ. 76/85, μπορούμε να ορίσουμε τον απολογισμό των δήμων και κοινοτήτων ως τον πίνακα στον οποίο εμφανίζονται τα αποτελέσματα εκτέλεσης του προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων.

Από καθαρά λογιστική και οικονομική άποψη, ο απολογισμός είναι το κλείσιμο των λογαριασμών την 31^η Δεκεμβρίου κάθε χρόνου και ο προσδιορισμός του οικονομικού αποτελέσματος. Ο πίνακας των αποτελεσμάτων εκτέλεσης του προϋπολογισμού είναι σχεδόν αντίστοιχος με την έννοια του ισολογισμού μιας κοινής επιχείρησης, το οικονομικό αποτέλεσμα όμως δεν έχει την έννοια πραγματοποίησης κέρδους ή ζημίας, γιατί οι δήμοι και κοινότητες είναι μεν και οικονομικές μονάδες αλλά δεν είναι επιχειρήσεις που επιδιώκουν την πραγματοποίηση κερδών. Το οικονομικό αποτέλεσμα λοιπόν έχει την έννοια του προσωρινού ταμιακού πλεονάσματος ή ελλείμματος της διαχείρισης των δήμων και κοινοτήτων και επειδή στην πράξη είναι αδύνατο να έχουμε αρνητικό ταμείο, το οικονομικό αποτέλεσμα ταυτίζεται με θετικό (ή και μηδενικό) ταμιακό πλεόνασμα.

Από τα παραπάνω προκύπτει ότι η έννοια του απολογισμού είναι ακριβώς η αντίθετη από την έννοια του προϋπολογισμού. Ο προϋπολογισμός αφορά το μέλλον και περιέχει τις προβλέψεις για την εξέλιξη των εσόδων και εξόδων, γι’ αυτό και ο προσδιορισμός των αντίστοιχων ποσών δεν είναι απόλυτα ακριβής. Αντίθετα, ο απολογισμός αφορά το παρελθόν και περιέχει τα έσοδα και τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν, γι’ αυτό και ο προσδιορισμός των αντίστοιχων ποσών είναι απόλυτα ακριβής.

Αν με τον προϋπολογισμό η δημοτική και κοινοτική Αρχή θέτει τους στόχους που επιδιώκει, ο απολογισμός είναι ο «καθρέφτης» του βαθμού πραγματοποίησης των στόχων αυτών. Η σημασία του λοιπόν από την άποψη αυτή είναι ιδιαίτερα σημαντική.

Με βάση τα όσα αναφέρθηκαν παραπάνω, σε συνδυασμό και με το γεγονός ότι στον απολογισμό εμφανίζονται και οι «εν κυκλοφορία» εκκαθαρισμένες απαιτήσεις και υποχρεώσεις του δήμου και της κοινότητας, η περιληπτική μορφή του απολογισμού μπορεί να παρουσιαστεί όπως παρακάτω:

ΑΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ

ΕΞΟΔΑ ΕΣΟΔΑ

- Υποχρεωτικά Έξοδα Ταμειακό Υπόλοιπο

- Προαιρετικά Έξοδα Τακτικά Έσοδα

- Υποχρεώσεις προς - Έκτακτα Έσοδα

Πληρωμή - Απαιτήσεις προς Είσπραξη

Από την πλευρά των εξόδων, οι υποχρεώσεις προς πληρωμή είναι οι δαπάνες που έχουν εκκαθαριστεί και ενώ έχει δοθεί εντολή στον ταμία για πληρωμή, δεν πληρώθηκαν μέχρι το τέλος του έτους. Αντίθετα, οι απαιτήσεις προς είσπραξη είναι το υπόλοιπο των βεβαιωθέντων εσόδων που δεν εισπράχθηκαν μέχρι το τέλος του έτους. Είναι αυνόητο ότι, με βάση τους περιορισμούς που ισχύουν στον προϋπολογισμό των δήμων και κοινοτήτων και τη διαδικασία κίνησης των λογαριασμών, τα δύο σκέλη του απολογισμού, με την πιο πάνω μορφή, θα πρέπει να είναι ίσα.

1. Η διαδικασία Κατάρτισης του Απολογισμού

Η διαδικασία κατάρτισης του απολογισμού, το περιεχόμενο και ο έλεγχος του, ρυθμίζονται με τα άρθρα 192-193 του Π.Δ. 76/85 και τα άρθρα 40-44 του Β.Δ. της 15.6.59. Σύμφωνα με τις διατάξεις αυτές:

a) Αρμόδιος για την κατάρτιση του απολογισμού είναι εκείνος που ενεργεί την ταμιακή υπηρεσία του δήμου ή της κοινότητας. Ειδικότερα, για μεν τους δήμους που έχουν δική τους ταμιακή υπηρεσία αρμόδιος είναι ο δημοτικός ταμίας, για δε τους λοιπούς δήμους και για όλες τις κοινότητες αρμόδιος είναι ο διαχειριστής του γραφείου παρακαταθηκών το οποίο ενεργεί την ταμιακή υπηρεσία.

b) Περιέχει τα στοιχεία που ορίζονται αναλυτικά στα άρθρα 42 και 43 του Β.Δ. της 15.6.59. Στον απολογισμό προσαρτώνται επίσης και τα στοιχεία που ορίζει το άρθρο 44 του ιδίου Β.Δ.

c) Ο απολογισμός (ή απολογιστικός πίνακας όπως τον ορίζει το Β.Δ.) μαζί με τις αναλυτικές καταστάσεις των λογαριασμών της διαχείρισης των εσόδων και εξόδων και τα λοιπά δικαιολογητικά, υποβάλλονται από τον αρμόδιο ταμία, μέχρι το τέλος του Απριλίου, για μεν τους δήμους στη δημαρχιακή επιτροπή δια μέσου του δημάρχου, για δε τις κοινότητες στο κοινοτικό συμβούλιο.

Ο απολογισμός υποβάλλεται ενιαίος, ανεξάρτητα από τις μεταβολές που έχουν τυχόν γίνει, ως προς τα πρόσωπα εκείνων που ενεργούν την ταμιακή υπηρεσία.

d) Στους δήμους, η δημαρχιακή επιτροπή μέσα σε διάστημα δύο μηνών αφότου παρέλαβε τον υπολογισμό και τα λοιπά δικαιολογητικά, πρέπει μετά την λήξη του διμήνου, να υποβάλλει τον απολογισμό μαζί με τη σχετική έκθεση της στο δημοτικό συμβούλιο. Το συμβούλιο, μέσα σε προθεσμία δύο μηνών αφότου παρέλαβε τον απολογισμό και την έκθεση της δημαρχιακής επιτροπής, αποφασίζει με πράξη του για την έγκριση του απολογισμού και διατυπώνει τις τυχόν παρατηρήσεις του.

Αν δεχτούμε ότι σε κάθε στάδιο εξαντλείται η προθεσμία που δικαιούται

κάθε όργανο για την κατάρτιση, τον έλεγχο και την έγκριση του απολογισμού, οι διαδικασίες θα πρέπει να ολοκληρωθούν το αργότερο μέχρι

τις 5 Αυγούστου.

e) Στις κοινότητες, το κοινοτικό συμβούλιο, μέσα σε διάστημα δύο μηνών από την παραβολή του απολογισμού και των λοιπών δικαιολογητικών, αποφασίζει με πράξη του για την έγκριση του απολογισμού και διατυπώνει τις τυχόν παρατηρήσεις του.

Δηλαδή, οι διαδικασίες για την κατάρτιση, τον έλεγχο και την έγκριση του κοινοτικού απολογισμού θα πρέπει να ολοκληρωθούν το αργότερο μέχρι το τέλος Ιουνίου.

f) Μέσα σε ένα μήνα από την έκδοση της πράξης του δημοτικού ή κοινοτικού συμβουλίου, ο απολογισμός μαζί με όλα τα λοιπά δικαιολογητικά υποβάλλεται στο Ελεγκτικό Συνέδριο για έλεγχο. Η υποβολή αυτή ανακοινώνεται στο νομάρχη.

Τέλος σημειώνονται και τα εξής : Το Συμβούλιο της Επικράτειας με την

αριθμό 1419/1938 απόφασή του δέχτηκε ότι «…είναι δυνατή η έγκρισή υπό

του δημοτικού συμβουλίου της καθ’ υπέρβασιν της σχετικής πιστώσεως γεγομένης δαπάνης δια της επί του απολογισμού αποφάσεώς του εφ’ όσον υπάρχει αποθεματικό».

Με βάση την απόφαση αυτή του Σ.τ.Ε., σε συνδυασμό με όσα ορίζει το άρθρο 6 πργρ 7 και το άρθρο 10 του ΒΔ της 15.6.1959, το δημοτικό και κοινοτικό συμβούλιο με την πράξη του επί του απολογισμού δικαιούται να αιτιολογήσει υπερβάσεις πιστώσεων που τυχόν έγιναν και να προβεί στην τακτοποίησή τους με συμπληρωματικές πιστώσεις.

Εξάλλου, η επί του απολογισμού πράξη του δημοτικού και κοινοτικού συμβουλίου δεν αποτελεί απόφαση επί του απολογισμού που να ελέγχεται σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 152 και 153 του Π.Δ. 76/85, αλλά περιέχει τις επί του απολογισμού κρίσεις του συλλογικού οργάνου. Κατά συνέπεια, αυτή η απόφαση πράξη στερείται εκτελεστότητας πριν από την εκδίκασή της από το Ελεγκτικό Συνέδριο, ανεξάρτητα από τον χρόνο της απόφασής του.

ΕΠΙΛΟΓΟΣ

Αποτελεί κοινή διαπίστωση πλέον, ότι το ισχύον Οικονομικό – Διαχειριστικό – Λογιστικό Σύστημα των Δήμων και Κοινοτήτων, δεν μπορεί να ανταποκριθεί στις σημερινές ανάγκες αποστολής και λειτουργίας των Ο.Τ.Α., ούτε μπορεί να καλύψει τις σύγχρονες απαιτήσεις τους για οικονομική πληροφόρηση και χρηματοοικονομική διοίκηση.

Ο νόμος και η φιλοσοφία του ισχύοντος Λογιστικού Συστήματος, δεν αντιμετωπίζει τους Ο.Τ.Α. σαν μονάδες προσφοράς υπηρεσιών στους κατοίκους της περιοχής τους, αλλά σαν μονάδες διεκπεραίωσης. Δεν λειτουργεί ως εργαλείο για την άσκηση διοίκησης, προγραμματισμού και παρακολούθησης των δραστηριοτήτων των Ο.Τ.Α., αλλά έχει σχεδιαστεί και λειτουργεί απλώς ως ένα σύστημα ταμειακής διαχείρισης, που καλύπτει τα τυπικά της νομοθεσίας του δημοσίου λογιστικού.

Για την απάλειψη λοιπόν των ανωτέρων αδυναμιών και μειονεκτημάτων του απλογραφικού λογιστικού συστήματος, η Κυβέρνηση στα πλαίσια συγκρότησης ενός σύγχρονου Διαχειριστικού Οικονομικού Λογιστικού Συστήματος ικανού να ανταποκριθεί στις νέες ανάγκες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης όπως αυτές διαμορφώνονται μετά το Ν.2539/1997, αποφάσισε την καθιέρωση του διπλογραφικού λογιστικού συστήματος στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης πρώτου βαθμού.

Με το νέο Λογιστικό – Οικονομικό – Διαχειριστικό – Σύστημα, εξασφαλίζεται:

· Η παροχή ορθών οικονομικών στοιχείων και πληροφοριών, προς τα πολιτικά και διοικητικά όργανα των Ο.Τ.Α., για την αποτελεσματικότερη άσκηση διοίκησης και ορθής οικονομικής πολιτικής.

· Η δυνατότητα κατάρτισης οικονομικών καταστάσεων (προϋπολογισμός, απολογισμός, ισολογισμός, ταμειακός προγραμματισμός).

· Η απλούστερη και αποτελεσματική άσκηση κάθε είδους ελέγχων, όπως διαχειριστικών, μέσω πληροφοριακών συστημάτων.

· Καλύτερη και ορθολογικότερη λογιστική και διαχειριστική οργάνωση και μείωση του σχετικού λειτουργικού κόστους.

· Ευχερής συγκέντρωση πληροφοριών, δυνατότητα συγκρίσεων και σχηματισμού δεικτών λειτουργικής και αναπτυξιακής σημασίας.

· Πλήρης και ορθή κοστολόγηση των έργων και υπηρεσιών των Ο.Τ.Α.

· Πλήρης διαφάνεια στο όλο διαχειριστικό σύστημα της Τοπικής Αυτοδιοίκησης.

Για την υποβοήθηση και υποστήριξη της εφαρμογής αυτής για το έτος 1999, το Υπουργείο Εσωτερικών, Δημ. Διοίκησης και Αποκέντρωσης, συγκρότησε ομάδα μελέτης από ειδικούς επιστήμονες στελέχη του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., της Ε.Ε.Τ.Α.Α. και της τοπικής αυτοδιοίκησης, οι οποίοι ήδη κατάρτισαν τον παρόντα λογιστικό οδηγό για τους Ο.Τ.Α. Α΄ Βαθμού ο οποίος έχει σαν βάση το Κλαδικό Λογιστικό Σχέδιο των Ν.Π.Δ.Δ. (Π.Δ.205/1998) και είναι προσαρμοσμένος στις ιδιαιτερότητες της Τοπικής Αυτοδιοίκησης.

Η επιστημονική στήριξη της κατάρτισης αυτού, έγινε από τον Πρόεδρο του ΕΣΥΛ, καθηγητή κ. Κών/νο Βαρβάκη, τον Επιστημονικό Σύμβουλο του ΕΣΥΛ κ. Δρ. Νικόλαο Πρωτοψάλτη και τον αντιπρόεδρο του ΕΣΥΛ κ. Θεόδωρο Γρηγοράκο.

Ο ανωτέρω λογιστικός οδηγός, το περιεχόμενο του οποίου είναι αυτό του υπό έκδοση Π.Δ/τος, θα εφαρμοσθεί ενιαία σε όλη τη χώρα από όλους τους Δήμους που θα εφαρμόσουν το διπλογραφικό λογιστικό σχέδιο κατά το τρέχον έτος.

Επισημαίνεται ότι οι Δήμοι δεν πρέπει να αποθαρρυνθούν από προβλήματα που τυχόν θα ανακύψουν κατά το στάδιο της προαιρετικής εφαρμογής. Αντίθετα πρέπει να επιδιώξουν την ένταξή τους σε αυτήν, επειδή τούτο θα αποτελέσει σημαντική βοήθεια, ενόψει της υποχρεωτικής εφαρμογής, λόγω της εμπειρίας που θα αποκτηθεί.

Ταυτόχρονα θα διαπιστωθούν οι αδυναμίες και οι δυσκολίες του συστήματος και θα γίνουν οι σχετικές βελτιώσεις και διορθώσεις, ώστε αυτό να λειτουργήσει απρόσκοπτα από 1-1-2000.