1                  Οργάνωση της ροής της εργασίας γραφείου.

1.1              Η ροή της εργασίας στις υπηρεσίες γραφείου καθορίζεται προκειμένου να καλύψει δύο ανάγκες, που ανταγωνίζονται η μία την άλλη. Αφενός η συντόμευση του χρόνο επεξεργασίας των υποθέσεων, αποτελεί παράγοντα μείωσης του κόστους των διοικητικών υποθέσεων, αφετέρου η κατανομή της εξουσίας και της ευθύνης, δίνουν τη δυνατότητα ελέγχου, καταλογισμού και αποτελούν τη βάση αναδιοργάνωσης.

 Ο καθορισμός της ροής των εγγράφων, που αποτελούν το αντικείμενο των διοικητικών εργασιών, δίνει τη δυνατότητα παρακολούθησης της εξέλιξής τους από τους προϊσταμένους.

1.2          Δεδομένα Εισόδου

Τα δεδομένα εισόδου είναι

Τρια αδέλφια, ο Αθανάσιος (Πολιτικός Μηχανικός και εργολάβος Δημοσίων ¨Έργων), ο Ιωάννης (Μαθηματικός και ιδιοκτήτης Φροντιστηρίου) και ο Γεώργιος Παπαντωνίου (ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης εκτροφής βοοειδών και ταυτόχρονα εισαγωγέας μεταχειρισμένων αυτοκινήτων από τις χώρες της Ευρώπης) αποφάσισαν το 1981 να δημιουργήσουν μια επιχείρηση παραγωγής τροχοσπίτων, στη Βιομηχανική Περιοχή Θεσσαλονίκης.

Παρά τη δραματικη πτώση της ζήτησης τροχοσπίτων, η επιχείρηση καθιερώθηκε και αποτελεί σήμερα τη μεγαλύτερη στον τομέα της.

Η επιτυχία της επιχείρησης βασίστηκε σε τέσσερα πλεονεκτήματα, απέναντι στους σνταγωνιστές της:.

• Άμεση εξυπηρέτηση σε ζητήματα κάλυψης της εγγύησης καλής λειτουργίας.

• Έγκαιρη παράδοση των παραγγελλομένων τροχοσπίτων, σρις ημερομηνίες που αναγράφονται στο συμβόλαιο αγοράς.

• Τήρηση των υποχρεώσεων, από πλευράς ποιότητας υλικών κατασκευής και τελικών προδιαγραφών.

• Ταχύτητα και ακρίβεια απόκριση σε όλα τα αιτήματα των πελατών και των ενδιαφερομένων.

Η επιχείρηση σήμερα απασχολεί 27 εργαζομένους στην παραγωγή, 14 στη διοίκηση και 5 πωλητές. Διατηρεί τρεις εκθέσεις (Αθήνα, Θεσσαλονίκη και Πάτρα) και ένα Parking τροχοσπίτων στο Πευκοχώρι Χαλκιδικής.

1.3          Επιθυμητή Επεξεργασία

1.     Να περιγραφεί, σε έγγραφο Word, η ροή της εργασίας γραφείου, που αφορά τη διεκπεραίωση αιτήματος πελάτη για την αποστολή συνεργείου επισκευής εμπορεύματος που βρίσκεται εντός του χρόνου εγγύησης.

2.     Να περιγραφεί, σε έγγραφο Word, η ροή της εργασίας γραφείου, που αφορά τη διεκπεραίωση εγγράφου του προϊσταμένου παραγωγής, το οποίο αφορά αίτημα την καταγγελία σύμβασης με την εταιρία συντήρησης των μηχανημάτων.

3.     Να περιγραφεί, σε έγγραφο Word, η ροή της εργασίας γραφείου, που αφορά τη διεκπεραίωση παραγγελιών των πελατών.

4.     Να περιγραφεί, σε έγγραφο Word, η ροή της εργασίας γραφείου, που αφορά τη διεκπεραίωση αιτήματος για ρύθμιση χρέους που υποβάλλεται από επισφαλείς πελάτες.

5.     Να γραφεί, σε έγγραφο Word 10-120 λέξεων,  εισήγηση στην οποία να προτείνεται η ηλεκτρονική διεκπεραίωση και παρακολούθηση της εξέλιξης της ροής των διοικητικών υποθέσεων.

1.4          Παραδοτέα

Ο σπουδαστής πρέπει να παραδώσει σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα έγγραφα της επιθυμητής επεξεργασίας σε Excel ή Word, όπως αυτά ζητούνται.

1.5          Συνημμένα:

  θεωρία