Δεν
είναι σπάνιες οι περιπτώσεις που τα έντυπα
έχουν αναπαραχθεί με τέτοιο τρόπο που να τα
καθιστά τόσο δυσανάγνωστα, ώστε είναι
προτιμότερη η επικοινωνία χωρίς αυτά.
Τα δεδομένα εισόδου είναι:
Δυό αδέλφια, η Ελένη και ο Παντελής Αθανασιάση δημιούργησαν, το 1991 μια επιχείρηση η οποία παράγει και διαθέτει στην αγορά παραδοσιακές πίτες, στην πόλη των Σερρών. Άνοιξαν ένα μικρό κατάστημα, το οποίο, με μόνο του εξοπλισμό έναν ηλεκτρικό φούρνο και ένα mixer βιομηχανικού τύπου, παρασκευάζουν παραδοσιακές πίτες (σπανακόπιτηες, τυρόπιτες, κλπ).
Η εμμονή τους στη διατήρηση των παραδοσιακών συνταγών και η προσοχή τους στη διατήρηση του τρόπου παρασκευής και την ποιότητα των υλικών, τους έκανε γνωστούς σε ολόκληρο το νομό, που με τις παραγωγικές τους δυνατότητες δεν ήταν δυνατό να εξυπηρετήσουν. Παρέμιναν να προσφέρουν τα προϊόντα τους (κατόπιν παραγγελίας) μόνο στην πόλη των Σερρών, μέχρι το 1997.
Η μικρή οικογενειακή επιχείρηση αποφασίστηκε να επεκταθεί με έναν ιδιόμορφο τρόπο franchising, δηλαδή με την επέκταση σ' ολόκληρο το Νομό όπου θα παρείχαν έτοιμες τις πίτες πριν ψηθούν, σε συμβεβλημένα καταστήματα τα οποία, στη συνέχεια, θα τα διοχέτευαν στην αγορά.
Η διαδικασία της πώλησης ως αποτέλεσμα παραγγελίας, αποφασίστηκε να διατηρηθεί, με αποτέλεσμα να μην είναι δυνατή η ακριβής πρόβλεψη της ζήτησης, κατά συνέπεια και των απαιτούμενων υλικών για την παρασκευή της άψητης πίτας.
Η διαδικασία πώλησης, έτσι, κατέληξε να είναι:
Παραγγελλία από τα καταστήματα του Νομού με προειδοποίηση τριων ωρών.
Παρασκευή των παραγγελλομένων.
Διανοιμή στα καταστήματα του νομού (με τα τρία ημι-φορτηγά, που στην πορεία της επιχείρησης, αποκτήθηκαν).
Για την παρασκευή των πιτών η επιχείρηση δημιούργησε μια μονάδα στη Βιομηχανική περιοχή των Σερρών (περίπου 10 χλμ από την πόλη) με δικά της ψυγεία διατήρησης των πρώτων υλών και νέα μηχανήματα που ανοίγουν φύλλο, mixers και ειδικούς πάγκους.
Στη βιοτεχνία απασχολούνται 8 υπάλληλοι για την παραγωγή, ένας αποθηκάριος, δυο υπάλληλοι γραφείου και τρεις οδηγοί-πωλητές.
Η κυρία Αθανασιάδη εποπτεύει την παραγωγή στη βιομηχανική περιοχή, ενώ ο Παντελής Αθανασιάδης τη διανομή, τις διοικητικές υπηρεσίες, τις προμήθειες και το κατάστημα στην πόλη των Σερρών, το οποίο διατηρείται με έναν επιπλέον υπάλληλο.
Τα δύο αδέλφια αποφάσισαν να διατηρούν ένα απόθεμα πρώτων υλών, ανάλογα με τις ιδιότητες και τη δυνατότητα να το διατηρούν φρέσκο στο ψυγείο και να συμπληρώνουν τις καθημερινές τους ανάγκες ανάλογα με τις παραγγελίες, από την αγορά των Σερρών.
Οι αποφάσεις τους δεν ήταν εύκολο να υλοποιηθούν εξαιτίας του διάσπασρτου και άναρχου συστήματος παραγωγής, που γίνεται με βάση την καθημερινή και με πολύ μοκρή προειδοποίσηση έκφραση της ζήτησης.
Αποφασίστηκε να δοκιμαστεί ένα σύστημα άμεσης πληροφόρησης με βάση τη διακίνηση εντύπων.
1.
Να γραφεί, σε έγγραφο Word,
εισήγηση στην οποία να προτείνεται η
κατασκευή εντύπων για την καταχώριση
πληροφοριών που αφορούν τα αιτήματα για την
προμήθεια αναλώσιμων υλικών από το
προσωπικό της παραγωγής.
2.
Να κατασκευαστεί, σε έγγραφο του Word,
το έντυπο εσωτερικής διακίνησης υλικών, στο
Τμήμα Παραγωγής.
3.
Να γραφεί, σε έγγραφο Word,
εισήγηση στην οποία να προτείνεται ο
τρόπος αναπαραγωγής του παραπάνω εντύπου,
καθώς και ενδεικτικός προϋπολογισμός για
την αναπαραγωγή 2.000 αντιτύπων, σε φύλλο
εργασίας Excel.
4.
Να κατασκευαστεί, σε έγγραφο του Word,
το έντυπο παραγγελίας που θα διανεμηθεί
στους πελάτες της επιχείρησης.
5.
Να γραφεί, σε έγγραφο Word,
εισήγηση στην οποία να προτείνεται ο
τρόπος αναπαραγωγής του παραπάνω εντύπου,
καθώς και ενδεικτικός προϋπολογισμός για
την αναπαραγωγή 2.000 αντιτύπων, σε φύλλο
εργασίας Excel,
καθώς και η αιτιολογία της πρότασης με 70-100
λέξεις.
Ο
σπουδαστής πρέπει να παραδώσει σε
ηλεκτρονική μορφή όλα τα έγγραφα της
επιθυμητής επεξεργασίας σε Excel
ή Word,
όπως αυτά ζητούνται.