1                  Διοικητικών υπηρεσιών

1.1             Οι διοικητικές υπηρεσίες της επιχείρησης αποτελούν ένα ολοένα και σημαντικότερο κέντρο κόστους της επιχείρησης και η παρακολούθηση της αποδοτικότητάς τους αποτελεί ολοένα και μεγαλύτερη μέριμνα της διοίκησης. Η σημαντική δυσκολία βρίσκεται στο χαρακτήρα των διοικητικών υπηρεσιών, οι οποίες δεν παράγουν μετρήσιμα αποτελέσματα, απαιτούν μια "ποσοτικοποίηση" των ποιοτικών τους στοιχείων. Στις ίδιες τις διοικητικές υπηρεσίες ανατίθεται κάθε φορά η αντιμετώπιση οποιασδήποτε απρόβλεπτης κατάστασης, με αποτέλεσμα να παραμερίζονται οι καθημερινές υποχρεώσεις "ρουτίνας" και να δημιουργείται έλλειμμα διοίκησης.

1.2          Δεδομένα Εισόδου

Τα δεδομένα εισόδου είναι

Στα 1934 ο Διονύσης Σπανός ξεκίνησε την παραγωγή, σε βιοτεχνική βάση, σφηρηλατημένων αγροτικών εργαλείων, εκμεταλλευόμενος την εμεπιρία του ως σιδηρουργού, την ολοένα και αυξανόμενη πελατεία του και τα εκφάλαια που είχε εξοικονομήσει από την μέχρι τότε προσωπική του εργασία. Το σιδηρουργείο έγινε βιοτεχνία για άρροτρα, σκαπάνες και διάφορα άλλα αγροτικά εργαλεία, βασισμένη στη φτηνή εργασία, την τεχνογνωσια, τη φήμη και πελατεία και τη χρηματοδοτική ικανότητα, δηλαδή τη δυνατότητα πραγματοπίησης πωλήσεων με πίστωση.

Μετά την κάμψη του Β' παγκοσμίου πολέμου και των καταστάσεων που ακολούθησαν, η επιχείρηση βρίσκεται να κατέχει την τεχνογνωσία και την πελατεία, τον ιδρυτή της Διονύση να συμβουλεύει το γιό του Γιάννη, ανίκανο πλέον να εργαστεί ο ίδιος, τη ζήτηση σε εξαιρετικά χαμηλά επίπεδα και κυρίως την ένραρξη της μηχανοποίησης των καλλιεργειών. Η επιχείρηση συρρικνώνεται και επιστρέφει στην αρχική μορφή του οικογενειακού σιδηρουργείου, οπότε ο υπέργηρος, πλέον Διονύσης, αποσύρεται και παραχωρεί την επιχείρηση στο γιό του, το 1954.

Μέχρι το 1968, η επιχείρηση παραμένει στα επίπεδα του οικογενειακού σιδηρουργείου, οπότε τα δυό παιδιά του Γιάννη, που έχουν στο μεταξύ μεγαλώσει και ο μεν Νίκος (ο μικρότερος) παρέμεινε στην οικογενειακή επιχείρηση ως σιδηρουργός, ο δε Διονύσης σπούδασε Νομικά και είναι ήδη δικηγόρος στην Αθήνα, χάνουν ξαφνικά τον πατέρα τους και αποφασίζουν να αναλάβουν από κοινού την επιχείρηση, με σκοπό να την επαναφέρουν στο επίπεδο του παπού τους, του οποίου η φήμη και πελατεία εξακολουθεί να έχει αξία, στρεφόμενοι πλέον στον τομέα των εξαρτημάτων των γεωργικών ελκυστήρων (τρακτέρ) που φαίνεται να αποτελούν την ανερχόμενη αγορά.

Στα 1984 η επιχείρηση αποφασίζει να εγκατασταθεί στη Βιομηχανική Περιοχή Σερρών, προκειμένου να εκμεταλλευθεί τα κίνητρα της ΕΤΒΑ και του Υπουργείου Συντονισμού (σημερινό Εθνικής Οικονομίας) με σκοπό την παραγωγή αρρότρων.

Το 1996 βρίσκει την επιχείρηση να κατέχει το 22% την εθνικής αγοράς στον τομέα των αρρότρων, να πασχολεί 75 εργαζόμενους στην παραγωγή, 22 στις διοικητικές υπηρεσίες, εξαιρετικά κερδοφόρα κει μπροστά στη διαδοχή στη διοίκησή της από τα παιδιά του Διονύση (ο Νικος δεν απέκτησε παιδιά) το Γιάννη και την Ελένη. Ο Γιάννης, πρόεδρος της εταιρίας σε ηλικία 32 ετών, έχει σπουδάσει οικονομικά στη Θεσσαλονίκη και Διοίκηση Επιχειρήσεων στις Βρυξέςλλες του Βελγίου, ενώ η Ελένη έχει σπουδάσει Νομικά στη Θεσσαλονίκη, είναι ήδη πολιτικοποιημένη και υποψήφια Νομαρχιακή Σύμβουλος και σύζυγος γιατρού.

Τα δυο αδέλφια αποφασίζουν να αναπροσανατολίσουν την επιχείρηση, τόσο σε ότι αφορά τα προϊόντα της, εξαιτίας της τάσης του αγροτικού τομέα να συρρικνώνεται, αλλά και της εισόδου στην αγορά ανταγωνιστικών προϊόντων από άλλες χώρες με συγκριτικό πλεονέκτημα στην τεχνολογία και την τιμή, αλλά και σε ότι αφορά τη διάρθρωση των διοικητικών υπηρεσιών, αφού ο τεχνολογικός / παραγωγικός τομέας καλύπτεται επαρκώς από επιλεγμένους εξωτερικούς συνεργάτες και μηχανικούς (μόνιμους υπαλλήλους) ικανοποιητικής απόδοσης.

Διαπιστώνοντας ότι ένα μεγάλο μέρος των πόρων της επιχείρησης απορροφάται από τις διοικητικές υπηρεσίες, το γεγονός ότι δεν υπήρξε προηγούμενο αξιολόγησης κόστους / απόδοσης των διοικητικών υπηρεσιών, αλλά και του γεγονότος ότι οι απρόβλεπτες εξελίξεις που απαιτούν αντιμετώπιση άρχισαν να γίνονται περισσότερες από τις προβλέψιμες και συστηματικές, όπως φαίνεται από τα παράπονα των πελατών, τα δυο αδέλφια αποφάσισαν να αναδιοργανώουν τη λειτουργία των διοικητικών υπηρεσιών, τόσο από άποξη διοκητικής λειτουργίας όσο και από άποψη απασχολούμενου προσωπικού.

1.3          Επιθυμητή Επεξεργασία

  Ένα σύστημα πληροφοριών της διοίκησης θα πρέπει να εξασφαλίζει την ισορροπία ανάμεσα στην αντιμετώπιση των απρόβλεπτων καταστάσεων, με την καθοδήγηση της διοίκησης, ταυτόχρονα με την ομαλή εκτέλεση των καθημερινών πράξεων, υπό την καθοδήγηση της διεύθυνσης.

  1. Να γραφεί, σε έγγραφο Word, η περιγραφή της τμηματοποίησης των διοικητικών υπηρεσιών, έστω και αν το μέγεθος της επιχείρησης δεν δικαιολογεί την ύπαρξη διαφορετικών τμημάτων.
  2. Να γραφούν, σε έγγραφο Word, τα πεδία πληροφοριών που πρέπει να τηρεί η διεύθυνση των διοικητικών υπηρεσιών.
  3. Να γραφεί, σε φύλλο εργασίας Excel, ο χρονικός προγραμματισμός της διοικητικής λειτουργίας, σε ότι αφορά την εκπαίδευση των πωλητών (κατά προτίμηση σε διάγραμμα Gantt).
  4. Να περιγραφεί, σε έγγραφο Word, ο τρόπος με τον οποίο θα ελέγχεται η εκτέλεση του παραπάνω προγράμματος.
  5. Να γραφεί, σε έγγραφο Word, η εισήγηση για την εγκατάσταση ενός συστήματος που να επιτρέπει τον κεντρικό συντονισμό των διοικητικών υπηρεσιών (υλισμικό - λογισμικό - δικτύωση) και να περιγράφει τη μέτρηση της αποδοτικότητας.

1.4          Παραδοτέα

Ο σπουδαστής πρέπει να παραδώσει σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα έγγραφα της επιθυμητής επεξεργασίας σε Excel ή Word, όπως αυτά ζητούνται.

1.5          Συνημμένα:

  θεωρία