1   Οργάνωση Συστήματος Πληροφοριών Προμήθειας Υλικών

1.1                Η θεωρητική ανάλυση της αναγκαιότητας για τη συστηματική αποθήκευση και ανάκτηση των πληροφοριών έχει εξαιρετικά μικρή αξία μπροστά στην τεχνική υποστήριξη της αξιοποίησης όλων των μεθόδων.

  Το σύστημα πληροφοριών της προμήθειας υλικών έχει ανάγκη από εξοπλισμό, προγράμματα, στελέχωση και, κυρίως, συντονισμό.

1.2              Δεδομένα Εισόδου

Τα δεδομένα εισόδου είναι

Η επιχείρηση Χατζόγλου Α.Ε. είναι εγκατεστημένη στη Βιομηχανική Περιοχή Πιερίας από το 1983 και στο εργοστάσιο της παράγονται πλαστικά δάπεδα οικιακής χρήσης.

Απασχολεί 20 ειδικευμένους και 30 ανειδίκευτους εργάτες στην παραγωγή και 8 διοικητικούς υπαλλήλους.

Η προμήθεια των πρώτων υλών (που είναι χημικά παρασκευάσματα) γίνεται κατά 80% από το εξωτερικό, κατά 15% από  τη Θεσσαλονίκη και κατά 5% από άλλες τοπικές επιχειρήσεις.

Στον εργοστασιακό χώρο υπάρχει διαθέσιμος αποθηκευτικός χώρος και για πρώτες ύλες και για έτοιμα προϊόντα, χωρίς πρακτικούς περιορισμούς. Αυτό είχε σαν συνέπεια την αλόγιστη προμήθεια πρώτων υλών που όπως ο Πρόεδρος της εταιρίας παρατήρησε στη Γενική Συνέλευση των μετόχων «Το μετοχικό μας κεφάλαιο είναι πλέον ένας σωρός από υλικά που σαπίζουν στην αποθήκη και που είναι μάλλον βέβαιο ότι δεν θα χρησιμοποιήσουμε ποτέ, αφού τα υλικά αυτά είναι απαρχαιωμένα».

Η Γενική Συνέλευση, ανταποκρινόμενη στην πρόταση του προέδρου αποφάσισε  να ιδρύσει Τμήμα Πληροφοριών και να το στελεχώσει με ένα νέο υπάλληλο που θα προσληφθεί και έναν από τους διοικητικούς υπαλλήλους που ήδη υπηρετούν και θα μετακινηθεί.

Το βασικότερο καθήκον του Τμήματος Πληροφοριών είναι να δίνει πληροφορίες σχετικές με τις προμήθειες πρώτων υλών, ώστε με βάση αυτές να είναι δυνατή η ορθολογική, κάθε φορά, παραγγελία από το Τμήμα Προμηθειών, στις οποίες θα προβαίνει ύστερα από έγκριση του Διευθύνοντος Συμβούλου.

Οι πρώτες ύλες που απαιτούνται για την παραγωγή του κάθε τετραγωνικού μέτρου τελικού προϊόντος πρώτης ποιότητας παρουσιάζονται στον ακόλουθο πίνακα:

 

ΕΙΔΟΣ

ΠΟΣΟΤΗΤΑ

Υπόστρωμα ελαστικής πολυουραιθάνης

230 gr

Φύλλο πολυπροπυλαινίου

35 gr

Χρώμα υποστρώματος

85 gr

Χρώμα σχεδίων

20 gr

Βερνίκι τελειώματος

30 gr

Η ζήτηση των σχεδίων πρώτης ποιότητας στα τελευταία χρόνια, παρουσιάζεται στον ακόλουθο πίνακα, σε τετραγωνικά μέτρα:

 

ΕΤΟΣ

ΣΧΕΔΙΟ Α

ΣΧΕΔΙΟ Β

ΣΧΕΔΙΟ Γ

ΣΧΕΔΙΟ Δ

ΣΧΕΔΙΟ Ε

1996

58.040

61.050

55.010

61.070

48.000

1997

65.005

67.155

59.411

65.956

54.240

1998

70.205

74.542

67.729

73.871

59.122

1999

78.630

89.450

77.211

81.258

66.217

 

1.3              Επιθυμητή Επεξεργασία

Μελέτη του ιστορικού της επιχείρησης

Μελέτη της θεωρίας που παρουσιάζεται στα συνημμένα

Αναζήτηση στο Internet πληροφοριών σχετικών με ηλεκτρονικούς υπολογιστές και προγράμματα βιομηχανικής λογιστικής. 

1.4              Παραδοτέα

Ο σπουδαστής πρέπει να παραδώσει σε ηλεκτρονική μορφή όλα τα έγγραφα εισόδου σε Word και Excel. 

Ο κατάλογος των ενεργειών του υπεύθυνου Πληροφοριών και οι πίνακες αξιολόγησης των πρώτων υλών, δηλαδή:

  1. Έγγραφο Word, στο οποίο να απαριθμούνται οι πηγές πληροφόρησης, ταξινομημένες ανάλογα με τη σπουδιαίότητά τους.

  2. Πίνακας Excel στον οποίο να είναι τοποθετημένες σε χρονοδιάγραμμα οι τακτικές (ανά τρίμηνο) αναθεωρήσεις των πληροφοριών των πιθανών προμηθευτών.

  3. Πίνακας Excel στον οποίο να παρουσιάζεται η ανάγκη μηχανογράφησης της διακίνησης και αποθήκευσης των πληροφοριών, με βάση τα εμπλεκόμενα Τμήματα της επιχείρησης.

  4. Έγγραφο Word με σχετικό διάγραμμα διακίνησης των πληροφοριών.

  5. Πίνακας Excel στον οποίο θα εφαρμόζεται αλγόριθμος (σειρά αριθμητικών υπολογισμών) από τους οποίους θα προκύπτει η οικονομικότερη κάθε φορά (με βάση τις νεώτερες πληροφορίες) προμήθεια πρώτων υλών.

1.5              Συνημμένα:

  Θεωρία